പൊതുവിദ്യാഭ്യാസ ഡയറക്ടർ സ്കൂൾ ഉച്ചഭക്ഷണ പദ്ധതി – സ്കൂൾ സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റ് നടത്തുന്നത് സംബന്ധിച്ചുളള നിർദ്ദേശങ്ങൾ പുറപ്പെടുവിച്ചു.
സംസ്ഥാനത്തെ സ്കൂൾ ഉച്ചഭക്ഷണ പദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ എല്ലാ ജില്ലകളിലും നടത്താൻ തീരുമാനിച്ചിരിക്കുന്നു. കില (കേരള ഇൻസ്റ്റിറ്റ്യൂട്ട് ഓഫ് ലോക്കൽ അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ) എന്ന ഏജൻസിയെയാണ് ഈ വർഷം ഓഡിറ്റ് നടത്താൻ തെരഞ്ഞെടുത്തിട്ടുള്ളത്. ഓരോ ജില്ലയിലേയും 20 സ്കൂളുകളിൽ വീതമാണ് സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റ് നടത്തുന്നത്.
നിർദ്ദേശങ്ങൾ
1. സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥർ സ്കൂളുകൾ സന്ദർശിക്കുമ്പോൾ അവർക്കാവശ്യമായ സൗകര്യങ്ങൾ എല്ലാ സ്കൂൾ അധികാരികളും സ്കൂളുകളിൽ ഏർപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. നൂൺഫീഡിംഗ് സൂപ്പർവൈസർമാർ, നൂൺമീൽ ഓഫീസർമാർ എന്നിവർ ഇക്കാര്യം ഉറപ്പ് വരുത്തുന്നതിനാവശ്യമായ നിർദ്ദേശങ്ങൾ സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റിനായി തെരഞ്ഞെടുത്തിട്ടുള്ള എല്ലാ സ്കൂളുകൾക്കും നൽകേണ്ടതാണ്.
2. സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റ് പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കായി യാതൊരു വിധത്തിലുള്ള ചെലവുകളും സ്കൂളുകൾ വഹിക്കേണ്ടതില്ല.
3. മുൻ വർഷത്തെ സംസ്ഥാനത്തെ സ്കൂൾ ഉച്ചഭക്ഷണ പദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പ്രവർത്തനങ്ങളാണ് സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നത്. സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ (സ്കൂൾ സഭ, പബ്ലിക് ഹിയറിംഗ് അടക്കം) ഏകോപിപ്പിക്കുന്നതിനായി ഓരോ ജില്ലയിലേയും ജില്ലയിലേയും നൂൺ ഫീഡിംഗ് സൂപ്പർവൈസറെ നോഡൽ ഓഫീസറായി ചുമതലപ്പെടുത്തുന്നു.
4. സ്കൂൾതല സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ ആരംഭിക്കുന്ന വിവരം , തീയതി ബന്ധപ്പെട്ട സ്കൂൾ അധികാരികളേയും നൂൺമീൽ ഓഫീസർമാരേയും നൂൺഫീഡിംഗ് സൂപ്പർവൈസർമാർ അറിയിക്കേണ്ടതാണ്.
5. സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റിംഗിനായി ഓരോ സ്കൂളിൽ നിന്നും ഓഡിറ്റർമാരെ തെരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോൾ അതാത് സ്കൂളുകളിലെ എട്ടാം ക്ലാസ് വരെ പഠിക്കുന്ന കുട്ടികളുടെ രക്ഷകർത്താക്കളിൽ നിന്നും ചുരുങ്ങിയത് 5 പേരെ വീതമാണ് തെരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടത്. സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റ് ടീമംഗങ്ങൾ PTA, MPTA, SMC എന്നിവയുടെ ഭാരവാഹികൾ ആകുവാൻ പാടുള്ളതല്ല. സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റ് ഫെസിലിറ്റേറ്റർമാർ സ്കൂളുകൾ സന്ദർശിക്കുന്ന ദിവസം സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റ് ടീമംഗങ്ങൾ സ്കൂളുകളിൽ ഹാജരാകേണ്ടതാണ്.
6. സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റിന്റെ ഒരു ഘട്ടത്തിലും ഓഡിറ്റ് ടീമിന് ആവശ്യമായ സൗകര്യങ്ങൾ ഒരുക്കുക എന്നുളളതല്ലാതെ മറ്റൊരിടപെടലും വകുപ്പുതല ജീവനക്കാർ നടത്തേണ്ടതില്ല.
7.ഓഡിറ്റ് ടീം എത്തുന്ന മുറയ്ക്ക് സ്കൂളുകളിലെ ഉച്ചഭക്ഷണ പദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട രജിസ്റ്ററുകൾ അപ്പ്ഡേറ്റ് ചെയ്തിട്ടുണ്ടെന്ന് നൂൺ മീൽ ഓഫീസർമാർ ഉറപ്പുവരുത്തി നൂൺ ഫീഡിങ് സൂപ്പർവൈസർമാർക്ക് റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യേണ്ടതാണ്. സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റ് ഫെസിലിറ്റേറ്റർമാർ സ്കൂളുകൾ സന്ദർശിക്കുന്ന ആദ്യ ദിവസം തന്നെ സ്കൂൾ അധികൃതർ ഉച്ചഭക്ഷണ പദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകൾ നല്കേണ്ടതാണ്.
8.സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റ് പൂർത്തീകരിച്ച ശേഷം സ്കൂൾസഭ നടത്തുവാൻ വേണ്ട സമയം, തീയതി എന്നിവ തീരുമാനിക്കേണ്ടതാണ്. സ്കൂൾസഭ ചേരുമ്പോൾ വാർഡ് മെമ്പർ, നുട്രീഷനിസ്റ്റ്, കൃഷി ഓഫീസർ, JPHN, രക്ഷകർത്താക്കൾ തുടങ്ങിയവരുടെ പരമാവധി പങ്കാളിത്തം ഉറപ്പാക്കേണ്ടതാണ്.
9.നൽകിയിട്ടുള്ള മാർഗ്ഗ നിർദ്ദേശങ്ങൾ പാലിക്കാതെയാണ് സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റ് നടത്തുന്നതെന്ന് ബോധ്യപ്പെട്ടാൽ ഉടനടി ടി വിവരം ഈ കാര്യാലയത്തിൽ റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
10. സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റ് പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ സംസ്ഥാനതല നോഡൽ ഓഫീസറായി സീനിയർ അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് അസിസ്റ്റന്റ് (നൂൺ മീൽ) നെ ചുമതലപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ളതാണ്.
സോഷ്യൽ ഓഡിറ്റ് സംബന്ധിച്ച് സംശയങ്ങൾക്ക് പൊതുവിദ്യാഭ്യാസ ഡയറക്ടറേറ്റിലെ താഴെ പറയുന്ന ജീവനക്കാരന്റെ ഫോൺ നമ്പരിൽ ബന്ധപ്പെടാവുന്നതാണ്. ശ്രീ. ജെയ്സ് ജോസഫ്, ക്ലാർക്ക് എൻ.എം (ബി-3) സെക്ഷൻ - 9740059291
Provision of relevant official records:
❇️ Minutes of the SMC meetings of the selected schools where social audit has to be conducted selected by the agency in the block identified by the State.
❇️ Gram Sabha/Steering-cum-Monitoring cell resolution approving the appointment of Cook-cum-helpers (CCH) or the implementing agency
❇️ The availability and adequacy of the infrastructure such as kitchen-cum-stores and the utensils and its technical estimation and administrative sanction for the construction of the kitchen shed
❇️ Stock register of food grains
❇️ MDM registers
❇️ MDM pass book
❇️ Pass book of CCH for payment of honorarium
❇️ School attendance register
❇️ Bills & vouchers pertaining to supply & transportation of food grains and other food items
❇️ Details of MME budget sanctioned & utilised for the schools
❇️ Minutes/ proceedings of meetings to decide where to procure MDM items
❇️ Capacity building activities so far conducted for the training of teachers and CCH of the blocks selected for social audit
❇️ Awareness programmes conducted about MDMS
❇️Information related to : Convening of Monitoring and Vigilance Committee under the chairmanship of Member of Parliament.
❇️ Convening of regular meetings at District level
❇️ Whether the food is being tasted before being served to the kids
❇️ Testing of food samples by reputed institute
❇️ Emergency medical plan
❇️ Findings of the Joint Review Mission and the report on Nutritional Status of the children in the State.
❇️ The report and the findings of the Monitoring Institute designated for the State.
Social audit process at the school/community level:
The Social Audit of MDMS in the school will include:
a) Understanding the role played by the different functionaries involved in the scheme;
b) Verification of –
✅ Regularity of serving meals.
✅ The quality and quantity of food given to children.
✅ The nutritional status of MDM being given to the children.
✅ The regularity of the meals served
✅ The availability of the infrastructure such as kitchen-cum-stores and the utensils
✅Hygienic and safe cooking area and mode of cooking
✅Verification of quality, quantity and transportation of food grains
✅Verification of the stock and safe storage of food grains and other food items
✅Verification of Cooking cost and its availability & consumption of meals
✅ Verification of Cook-cum-helpers payment of honorarium and their appointment
✅Actual monthly expenditure ( NGO, SHG as the case may be )
✅Verification of MDM passbooks
✅ Availability of potable water, toilets, soaps for hand wash, plates, clean dining area
✅ Health records including distribution of medical and health cards
✅ Cross verification of Records with primary data at the community and school level
✅ Verification of the record for tasting of the meal by atleast one teacher
✅ Awareness about MDM
✅Social inclusion issues – sitting together and eating, ensuring no discrimination etc
✅ Emergency medical plan
✅The attendance registers, beneficiary or MDM registers,financial registers etc.
✅ Instances of corruption
✅How to develop monitoring strategy to record visits and read out the findings during SMC meetings
✅ Any grievances
c) Conducting focussed group discussions with parents, children during door to door visit in the community who attend the school being audited;
d) Conducting school level meetings with the parents and the implementing agency (PDS agent, supplier of food grains, PHC,ANM, doctors, etc). The views of the students & parents should also be sought and recorded regarding various aspects of MDMS;
e) Conducting school level meetings / sabhas to read out the findings of the social audit;
Public Hearing:
a) The MDMS functionaries of all levels including officials/representatives from MHRD, Government of India, shall necessarily participate in the social audit public hearings.
b) A Public Hearing open to all will be conducted at the Gram Panchayat level or at the cluster level (4 to 5 schools) as a culmination of the social audit process, after all school level meetings/sabhas are held. In the Public Hearing, the school wise social audit findings will be read out;
c) All participants will be encouraged to testify and the concerned official functionary will respond by giving a clarification or an explanation in public as to why a certain action was taken or not taken;
d) Further, the functionary will specify the time period and nature of action to be taken by him/her to rectify a gap or a lapse in the implementation as the case may be.
e) Senior officials shall fix responsibility on each of the findings of the social audit exercise in cases of gaps, lapses or deviations and take immediate corrective or disciplinary action as prescribed from time to time by the Commissioner/Director,Department of School Education/nodal department for MDMS;
f) Wherever possible, the latest local fund audit report or/ the report of the audit department pertaining to school education and the specific schools shall also be placed before the people attending the Public Hearing. Audit objections shall be read out along with compliance;
g) The local community shall be informed about the public hearing by the Department as well as the social audit teams to ensure full participation.