Sign In
Sign UpKERALA PRIVATE PRIMARY HEADMASTERS ASSOCIATION
Exclusively For Primary school Headmasters
2026- 2027 അധ്യയന വർഷത്തിൽ എയ്ഡഡ് സ്കൂളുകളിൽ ദിവസവേതന അടിസ്ഥാനത്തിൽ താൽക്കാലിക നിയമനങ്ങൾ നടത്തുന്നതിനുള്ള മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ അടങ്ങിയ ഉത്തരവ്(Click below)
2025- 2026 അധ്യയന വർഷത്തിൽ സർക്കാർ സ്കൂളുകളിൽ ദിവസവേതന അടിസ്ഥാനത്തിൽ താൽക്കാലിക നിയമനങ്ങൾ നടത്തുന്നതിനുള്ള മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ അടങ്ങിയ ഉത്തരവ്(Click Below)
ദിവസ വേതന ജീവനക്കാരുടെ പുതിയ വേതന നിരക്ക്(Click Below)
താൽക്കാലിക ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പള ബില്ല് സ്പാർക്കിൽ മാറുന്ന വിധം |
ഒന്നാം ഘട്ടം
ആദ്യം ചെയ്യേണ്ട കാര്യം താൽക്കാലിക ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പളത്തിന്റെ Expenditure head of Account സ്പാർക്കിൽ ചേർക്കണം അതിനായി
Salary Matters -> Esst Bill Type ൽ ശരിയായ Head of Account കൊടുത്തതിനുശേഷം Account > Initialization >> Head of Account > Get Head wise Allocation from Treasury എന്ന ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്തു നോക്കുക അപ്ഡേഷൻ ഉണ്ടെങ്കിൽ അതിൽ Automatically വരും ഇല്ലെങ്കിൽ Concerned DDE ഓഫീസിൽ കോൺടാക്ട് ചെയ്ത് Wages Head of Account Mapping ചെയ്തു തരാൻ അപേക്ഷ നൽകുക. ഹയർസെക്കൻഡറി വിഭാഗം RDD ക്കാണ് അപേക്ഷ നൽകേണ്ടത്
രണ്ടാം ഘട്ടം
Registration of Temporary Employees
അടുത്തതായി നമ്മുടെ സ്ഥാപനത്തിൽ നിലവിൽ ജോലി ചെയ്യുന്ന താൽക്കാലിക ജീവനക്കാരുടെ വിവരങ്ങൾ ഓരോന്നായി ചേർക്കുക അതിനു വേണ്ടി Accounts -> Employee with Spark Id >Register for Spark Id എന്ന മെനുവിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക
ജീവനക്കാരൻ്റെ വിവരങ്ങൾ ചേർക്കുന്നതിനുള്ള വിൻ്റോ വരുന്നതാണ്
Name : ആധാർ കാർഡിൽ ഉള്ളതുപോലെ
work place - Auto Updated,Designation,Date of birth,Gender,Adhaar No,Mobile No,Email Id,Adress,Bank,Branch,IFSC,Account No,Sanction GO No,GO Date ഇവ ശരിയായി നൽകുക
Appointment of Teachers in Temporary Basis
പാസായി ലഭിച്ച Appointment order and Proceeding( ഇവ മുൻകൂട്ടി pdf file ആക്കി സേവ് ചെയ്യുക )ഇവ upload ചെയ്ത് Finance Department ലേക്ക് Foward ചെയ്യുക.
Finance department ൽ നിന്നും Approvel ലഭിച്ചാൽ മാത്രമേ ശമ്പളം പ്രൊസസ് ചെയ്യാൻ സാധിക്കു.
കഴിഞ്ഞ വർഷം രജിസ്റ്റർ ചെയ്തവർ വീണ്ടും രജിസ്റ്റർ ചെയ്യേണ്ടതില്ല (ടെർമിനേറ്റ് ചെയ്യാത്തവർ) ദിവസ വേതനക്കാരെ നിയമിക്കാൻ 2016 വകുപ്പ് ഇറക്കിയ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ പാലിക്കുന്നു എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്താൻ വേണ്ടിയാണ്. ഇപ്പോൾ സ്പാർക്കിൽ വന്ന അപേക്ഷ പ്രസ്തുത മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ പാലിക്കപ്പെടുന്നില്ലെങ്കിൽ അപ്രൂവൽ കിട്ടാനും പ്രയാസമായിരിക്കും G0 (P) No109/2016 Find dt 27/9/2016
മൂന്നാം ഘട്ടം
Claim entry
താൽക്കാലിക ജീവനക്കാർക്ക് അവർ ജോലി ചെയ്ത ദിവസത്തെ അടിസ്ഥാനപ്പെടുത്തിയാണ് ശമ്പളം കണക്കാക്കി ബില്ല് തയ്യാറാക്കേണ്ടത്. ശമ്പളം സ്ഥിരം ജീവനക്കാരുടേതു പോലെ സ്പാർക്കിൽ സ്വമേധയാ കണക്കാക്കി വരുന്നില്ല. എല്ലാ താൽക്കാലിക ജീവനക്കാർക്കും ശമ്പളം ഒരുപോലെ ആകണമെന്നില്ല. മാസാവസാനത്തെ ദിവസം മാത്രമേ ആ മാസത്തിൽ അവർ ഓരോരുത്തരും ജോലിയിൽ ഹാജരായ ദിവസങ്ങളുടെ എണ്ണം കണക്കാക്കി അവരുടെ സാലറി Entry ചെയ്യാൻ സാധിക്കുകയുള്ളൂ. ക്ലെയിം എൻട്രി നടത്തുമ്പോൾ ഭാവിയിലുള്ള ഒരു തീയതി നൽകാൻ സാധിക്കില്ല .അതിനാൽ മാസാവസാനത്തെ ദിവസം സെലക്ട് ചെയ്യുന്നതാണ് നല്ലത്.
ക്ലെയിം എൻട്രി നടത്തുന്നതിന് Accounts _ Claim entry _Regular/Employees with SPARK ID ക്ലിക്ക് ചെയ്തു ഡീറ്റെയിൽസ് നൽകുക .
അപ്പോൾ Name of Treasury , Department, office, DDO Codeഎന്നിവ ഫിൽ ചെയ്യപ്പെടും .
ഏതു മാസത്തെ ബില്ല് ആണ് തയ്യാറാക്കുന്നത് എന്ന് നൽകേണ്ടത് ആദ്യത്തെ ബോക്സിൽ മാസത്തിന്റെ ആദ്യത്തെ തീയതി നൽകുക ഉദാഹരണമായി 1 /6 /2025 അത് എന്റർ ചെയ്തു കഴിഞ്ഞാൽ ആ മാസത്തെ അവസാനത്തെ ദിവസവും രണ്ടാമത്തെ ബോക്സിൽ സ്വമേധയാ വന്നു കൊള്ളും അതിനുശേഷം Expenditure Head of Account എന്നതിനു നേരെ നമ്മൾ നേരത്തെ ക്രിയേറ്റ് ചെയ്ത Head of Account കോമ്പോ ബോക്സിൽ നിന്നും സെലക്ട് ചെയ്യുക
Salary Head of Account നു നേരെ നമ്മൾ സാധാരണ താൽക്കാലിക ജീവനക്കാരുടെ ബില്ലുകളിൽ ചേർക്കാറുണ്ടായിരുന്ന ഹെഡ് ഓഫ് അക്കൗണ്ട് സെലക്ട് ചെയ്യുക (Salary head last part 02-05) അതിനുശേഷം താഴെ കാണുന്ന നീണ്ട നിരയിലാണ് നാം ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പള വിവരങ്ങൾ ചേർക്കേണ്ടത് ഇത് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പായി ഓരോരുത്തരുടെയും ഈ മാസത്തെ ശമ്പളം നേരത്തെ കണക്കാക്കിയിരിക്കണം
ഈ നിരയിലെ Empcd എന്ന കോളത്തിൽ ലഭ്യമായ കോമ്പോ ബോക്സിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ നാം നേരത്തെ രജിസ്റ്റർ ചെയ്ത എല്ലാ ജീവനക്കാരുടെയും പേര് ദൃശ്യമാകും. ഇതിൽനിന്ന് ആദ്യം ഒരാളെ സെലക്ട് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ അയാളുടെ പേര് ,ഉദ്യോഗപ്പേര്, ബാങ്ക് വിവരങ്ങൾ എന്നിവ ദൃശ്യമാകും ഇതിൽ Month, Year എന്നീ കോളങ്ങൾ ഏതു മാസത്തേതെന്നും ഏതു വർഷത്തേതെന്നും നൽകുക Sanction Order എന്നത് ഈ ബില്ല് അംഗീകരിച്ച പ്രൊസീഡിങ്സിന്റെ നമ്പർ ആണ് അതിനുശേഷം Sanction Order Dateനൽകുക
പിന്നീട് കാണുന്ന Income Tax , EPF(Employee Contribution)Profissional Taxഎന്നിവ ബാധകമാണെങ്കിൽ മാത്രം ഫിൽ ചെയ്യുക അടുത്തതായി കാണുന്ന Net Amount Payable
എന്ന കോളത്തിലാണ് ഈ ജീവനക്കാരന് ഈ മാസം നൽകേണ്ടുന്ന ശമ്പളത്തിന്റെ തുക നൽകേണ്ടത്. ഇത് നൽകിയതിനു ശേഷം അവസാനം കാണുന്ന Insert എന്ന ലിങ്കിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക ഇനി ബാക്കിയുള്ള ജീവനക്കാർക്കും ഇതേ രീതി പിൻതുടരുക. Details നൽകിയതിനു ശേഷം താഴെയുള്ള Submit button ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക
നാലാം ഘട്ടം
Claim Approval
മൂന്നാമത്തെ സ്റ്റെപ്പിൽ നടത്തിയ ക്ലെയിം എൻട്രി Approve ചെയ്യുന്നതാണ് ക്ലെയിം അപ്രൂവൽ. അതിനായി Accounts - Claim Approval ൽ click ചെയ്യുക നേരത്തെ ക്രിയേറ്റ് ചെയ്ത ലിസ്റ്റ് അവിടെ വരും. ഇതിന് ഇടത് വശത്തുളള Select എന്ന ലിങ്കിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ താഴെ കാണുന്ന സ്ക്രീനിൽ ജീവനക്കാരുടെ ശമ്പള ബില്ലുകൾ, ശമ്പളവിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയ ലിസ്റ്റ് കാണപ്പെടും .
അതിനു താഴെ Approve, Rejectഎന്നിങ്ങനെ രണ്ടു ബട്ടനുകൾ കാണാം അതിലെ Approve എന്ന ബട്ടനിൽ അമർത്തുക
അഞ്ചാം ഘട്ടം
Make bill from Approved claims
ജനറേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് Accounts മെനുവിലെ Bills ->Make bill from Approved claims ൽ കയറിയാൽ ഇടതുവശത്ത് Department office , DDO Code, Nature of claim ഇവ സെലക്ട് ചെയ്യുക Nature of claim എന്നത് Pay and allowance for temporary Employees സെലക്ട് ചെയ്താൽ Approve ചെയ്ത Claim ലിസ്റ്റ് കാണപ്പെടും അതിൻ്റെഇടതുവശത്തുള്ള Select എന്ന ലിങ്കിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക ക്ലെയിമിലെ ജീവനക്കാരുടെ ലിസ്റ്റ് കാണപ്പെടും. Make bill എന്ന ബട്ടണിൽ click ചെയതാൽ ബിൽ ജനറേറ്റ് ചെയ്ത കൺഫർമേഷൻ മെസ്സേജ് വരുന്നതാണ് ഇതിൽ ബിൽ നമ്പർ രേഖപ്പെടുത്തിയിരിക്കും ഈ വിന്റോയുടെ താഴെ പ്രിൻറ് എന്ന ബട്ടൺ കൂടി പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. അതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ ബില്ലിൻ്റെ Pdf file തുറന്നുവരും ഇത് പ്രിൻറ് എടുക്കാം.
ആറാംഘട്ടം
Uploading Supporting documents
താഴെപ്പറയുന്ന രേഖകൾ മുൻകൂട്ടി തയ്യാറാക്കി 100 kbയിൽ താഴെയായി സേവ് ചെയ്തു merge ചെയ്ത് ഒറ്റ ഫയൽ ആക്കി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്
1 AEO Proceedings 2 HM Proceedings 3 Attendance Sheet 4 Calculation Sheet (Daily Wage Statement)
ലാപ്ടോപ്പിൽ DSC കണക്ട് ചെയ്ത തിനുശേഷം
Account > Bills ->Uploading Supporting documents
Click ചെയ്യുക തുറന്നു വരുന്ന വിൻ്റോയിൽ
Department, office,DDO Code, Type of bill (Non Salary സെലക്ട് ചെയ്യുക) Bill Nature - (Pay and allowance for Employes with Spark ID സെലക്ട് ചെയ്യുക)
Select Bill ഓട്ടോമാറ്റിക്ക് ആയി ബിൽ വന്നിട്ടുണ്ടാകും. അത് Select ചെയ്താൽ Upload documents ചെയ്യേണ്ട ഭാഗം തെളിഞ്ഞു വരും. അതോടൊപ്പം വലതു വശത്തായി claim ചെയ്ത ജീവനക്കാരുടെ പേര് തെളിഞ്ഞു വരും. അത് ചെക്ക് ചെയ്യാം.
താഴെയായി (Select document type to be uploaded) കോമ്പോ ബോക്സിൽ നിന്നും other documents Select ചെയ്ത് choose file ൽ നേരത്തെ തയ്യാറാക്കി merge ചെയ്ത Daily Wages file upload ചെയ്യുക.
upload ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ choose file ൻ്റെ side ൽ File ൻ്റെ പേര് വന്നിട്ടുണ്ടാകും
താഴെ Forward for Approval ൽ click ചെയ്താൽ ഫയൽ forward ആകുന്നതാണ്.
OK ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. AE0 യിലേക്ക് forward ചെയ്തു Bill Approve ചെയ്ത് കിട്ടിയാൽ Esubmission നടത്താം.
ഏഴാം ഘട്ടം
AEOയിൽ നിന്നും Approveചെയ്തു കിട്ടിയ ബിൽ E submission നടത്തുന്ന വിധം
DSC ലാപ്പ്ടോപ്പിൽ Connect ചെയ്ത ശേഷം
Accounts - Bills - Esubmissionഎന്ന മെനുവിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക . തുറന്നുവരുന്ന വിൻഡോയിൽDepartment ,office , DDO Code, Nature of claim എന്നത് (Pay and Allowance for Temporary Employees )സെലക്ട് ചെയ്യുക.
അപ്പോൾ ജനറേറ്റ് ചെയ്ത Bill കാണാം. അതിൻ്റെ വലതുവശത്തുള്ള Selectഎന്നലിങ്കിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ ഡീറ്റെയിൽസ് കാണാം. അത് തന്നെയാണ് സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാൻ ഉദ്ദേശിക്കുന്നത് എന്ന് ഉറപ്പിച്ചതിനു ശേഷം താഴെ കാണുന്ന Approve and Submit .എന്ന ബട്ടനിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ E submission ആകും
E Submission ചെയ്ത bill Cancel ചെയ്യണമെങ്കിൽ ട്രഷറിയുമായി കോൺടാക്ട് ചെയ്യേണ്ടിവരും
ബിൽ വീണ്ടും Print എടുക്കാനും ബില്ലിന്റെ സ്റ്റാറ്റസ് അറിയാനും
Accounts - Bills - View Prepared Contingent Bills എന്ന ലിങ്കിൽ പ്രവേശിക്കുക. തുടർന്ന് വരുന്ന വിൻഡോയിൽ DDO Code, Month & Year Nature of Claimഎന്നിവ നൽകിയാൽ ക്ലെയിം ബില്ല് വിവരങ്ങൾ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. ഇവിടെ വീണ്ടും പ്രിൻറ് എടുക്കാൻ Print ബട്ടൺ പ്രസ് ചെയ്താൽ മതി. ബില്ലിന്റെ status അറിയാൻ View Current Status in Treasury എന്ന ലിങ്കിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ മതി.
മറ്റു ബില്ലുകളിലെ പോലെ തന്നെ E Submission ചെയ്ത ബില്ലുകൾ ക്യാൻസൽ ചെയ്യണമെങ്കിൽ ട്രഷറിയിൽ നിന്നും ആദ്യം E submissionക്യാൻസൽ ചെയ്യണം.
അല്ലാത്ത ബില്ലുകൾ നമുക്ക് എപ്പോൾ വേണമെങ്കിലും ക്യാൻസൽ ചെയ്യാം. ആദ്യമായി ജനറേറ്റ് ചെയ്ത ബില്ല് ക്യാൻസൽ ചെയ്യണം. ഇതിനുവേണ്ടി Accounts >> Bills ->Cancel Billഎന്ന മെനുവിൽ പ്രവേശിക്കുക. അപ്പോൾ വരുന്ന നാം ജനറേറ്റ് ചെയ്ത ബില്ലിന് നേരെ ടിക്ക് രേഖപ്പെടുത്തി Cancel എന്നതിൽ Click ചെയ്യുക. അതിനുശേഷം Accounts ->claim Approval എടുത്ത് Reject ചെയ്യണം തുടർന്ന് Claim Entry യും Delet ചെയ്യാം.
ഇതിന് Account >> Claim Entryഎന്ന സബ് മെനുവിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഇതിൽ നാം ജനറേറ്റ് ചെയ്ത Claim Entryലിസ്റ്റ് ചെയ്തിരിക്കും. ഇതിനു നേരെയുള്ള Select ൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോൾ ക്ലെയിം എൻട്രി ജീവനക്കാരുടെ ലിസ്റ്റ് കാണപ്പെടും. ഏറ്റവും താഴേക്ക് സ്ക്രോൾ ചെയ്യാൽ അവിടെ Delete എന്ന ബട്ടൻ കാണാം . ഇതിൽ Click ചെയ്യുക.
*******************************************
PDF