KERALA PRIVATE PRIMARY HEADMASTERS ASSOCIATION

സ്കൂൾ ഉച്ചഭക്ഷണ പരിപാടി പി.എഫ് എം എസ് സംവിധാനത്തിലൂടെ 

കാനറാ ബാങ്ക് സി എസ് എസ് പോർട്ടൽ ആക്സസ് ചെയ്യുന്നതിന് താഴെ നൽകിയിരിക്കുന്ന ലിങ്ക് ഉപയോഗിക്കുക.

https://gbiz.canarabank.in/CSSWebPortal/AdminModule/AdminLogin.aspx

              പോർട്ടലിലേക്ക് ലോഗിൻ ചെയ്യുന്നതിന് നിങ്ങളുടെ യൂസർ നെയിം ആയി നിങ്ങളുടെ പേഴ്സണൽ മെയിൽ ഐഡിയും   ഉപജില്ലാ വിദ്യാഭ്യാസ ഓഫീസിൽ നിന്നും യൂസർ ക്രിയേഷൻ നടത്തിയപ്പോൾ മൊബൈൽ / മെയിലിൽ ലഭിച്ച പാസ്‌വേഡും ക്യാപ്ച്ചയും  നൽകി  ലോഗിൻ ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക .

ഇവ മൂന്നും ശരിയാണെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ രജിസ്ട്രേഡ് മൊബൈൽ  നമ്പറിലേക്ക് / മെയിലിലേക്ക് 6 Digit OTP ലഭിക്കും. ഒടിപി നൽകി വാലിഡേഷൻ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുന്നതിലൂടെ    സി എസ് എസ് പോർട്ടൽ ഡാഷ് ബോർഡിലേക്ക് എത്തിച്ചേരും .

ആദ്യ തവണ ലോഗിൻ ചെയ്യുമ്പോൾ പാസ് വേഡ് റീസെറ്റ് ചെയ്ത് പുതിയ പാസ് വേഡ് ഉപയോഗിച്ച് ലോഗിൻ ചെയ്യണം.ഒരു സ്കൂളിന് 2 തരത്തിലുള്ള ലോഗിൻ റോളുകളുണ്ട്. മേക്കർ റോൾ ഉച്ചഭക്ഷണ ചുമതലയുള്ള അധ്യാപകനും ചെക്കർ റോൾ വഹിക്കുന്നത് പ്രധാനാധ്യാപകനുമായിരിക്കും.രണ്ട് റോളിലും ലോഗിൻ ചെയ്ത് പാസ് വേഡ് റീസെറ്റ് ചെയ്യണം.

1. ഗുണഭോക്താവിനെ ചേർക്കൽ, അംഗീകരിക്കൽ

    നടപ്പിലാക്കുന്ന ഏജൻസിക്ക് ഒരു സേവനവും നൽകാതെയും ഉൽപ്പന്നം വിൽക്കാതെയും പെയ്മെൻറ് ലഭിക്കുന്ന വ്യക്തിയാണ് ഗുണഭോക്താവ്. ഒരു വിദ്യാലയത്തെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം ഗുണഭോക്താവ്  വിദ്യാർത്ഥിയാണ്.

സ്കൂളിന് 2 തരത്തിലുള്ള ലോഗിൻ റോളുകളുണ്ട്.  മേക്കറുടെ (ഉച്ചഭക്ഷണ ചുമതലയുള്ള അധ്യാപകന്‍) റോൾ DATA ENRTY യും   ചെക്കറുടെ ( പ്രധാനാധ്യാപകന്‍) റോള്‍ അത് APPROVE ചെയുകയുമാണ്.റോളിനനുസരിച്ച് മെനു സെറ്റിംഗ്സിലും വ്യത്യാസങ്ങളുണ്ട്.

ഒരു ഗുണഭോക്താവിനെ ആഡ് ചെയ്യുന്നത് എപ്പോഴും മേക്കർ എന്ന  റോളിൽ നിന്നും ആയിരിക്കും. ഗുണഭോക്താവിനെ ചേർക്കുന്നതിന് ആദ്യം മെയിൻ മെനുവിലെ പെയ്മെൻറ് ഓപ്ഷനിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തുടർന്ന് ബെനിഫിഷറി ഓപ്ഷൻ കീഴിലുള്ള രജിസ്ട്രേഷൻ എന്നതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

 തുറന്നു വരുന്ന ഡ്രോപ് ഡൗണിൽ നിന്ന്   സ്കീം : DIRECTOR OF GENERAL EDUCATION  തെരഞ്ഞെടുത്ത് SAVE ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.  അവിടെ ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ നൽകിയതിനു ശേഷം  SAVE ക്ലിക്ക് ചെയ്യണം 

വിദ്യാർത്ഥിയുടെ പാസ്ബുക്കിന്റെ പകർപ്പ് ഉണ്ടാവുന്നത് നല്ലതാണ്. അത് നോക്കി കുട്ടിയുടെ പേര് അക്കൗണ്ട് നമ്പർ,ഐഎഫ്എസ്സി എന്നിവ തെറ്റുകൂടാതെ നൽകേണ്ടതുണ്ട്. NAME,ACCOUNT NUMBER,IFSC എന്നിവ ബാങ്ക് വാലിഡേഷനു പോകുന്നത് ആയതിനാൽ തെറ്റിയാൽ റിജക്ട് ആവുന്നതാണ്. 

    ഈ രീതിയിൽ ഓരോ ഗുണഭോക്താവിനെ   സി എസ് എസ് പോർട്ടലിൽ നൽകാവുന്നതാണ്. കൂടാതെ ഒന്നിലധികം ഗുണഭോക്താക്കളെ ഒരേ സമയം ആഡ് ചെയ്യുന്നത് ബൾക്ക് ബെനഫിഷറി രജിസ്ട്രേഷൻ എന്ന മെനുവും ഉപയോഗിക്കാവുന്നതാണ്. അതിനായി Others> download bulk file format>  Fill the form in the downloaded excel sheet and save as csv

  ഒന്നിലധികം ഗുണഭോക്താക്കളുടെ വിവരങ്ങൾ .csv ഫോർമാറ്റിൽ തയ്യാറാക്കി മേക്കര്‍ റോളില്‍  അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യാനുള്ള മാർഗ്ഗവും ലഭ്യമാണ്.

     മേക്കർ ലോഗിനിലൂടെ ചേർക്കപ്പെടുന്ന ഗുണഭോക്താവിനെ അംഗീകരിക്കേണ്ടത് ചെക്കർ  റോൾ വഹിക്കുന്ന ആളാണ്.ഇതിനായി   ചെക്കർ റോളിൽ  സി എസ് എസ്സ് സൈറ്റിൽ ലോഗിൻ ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. ചെക്കറുടെ മെയിൽ ഐഡി, പാസ്സ്‌വേർഡ്, ക്യാപ്ച്ച എന്നിവ നൽകി ലോഗിൻ ചെയ്യുക. പ്രധാന മെനുവിൽ നിന്ന് പെയ്മെൻറ് ഓപ്ഷനിൽ ബെനിഫിഷ്യറി ഓപ്ഷനിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ഇവിടെ നിങ്ങൾക്ക് ഗുണഭോക്താവിനെ അംഗീകരിക്കുന്നതിനുള്ള മെയ്ക്കർ രേഖപ്പെടുത്തിയ വിവരങ്ങൾ ലഭ്യമാകും. രേഖപ്പെടുത്തപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ ശരിയാണോ എന്ന് പരിശോധിച്ചു   ടിക്ക് മാർക്ക് നൽകി  അപ്രൂവൽ ചെയ്യാവുന്നതാണ് .

2 വെൻഡറെ ചേർക്കൽ, അംഗീകരിക്കൽ .

   നടപ്പാക്കുന്ന ഏജൻസിക്ക് നൽകുന്ന സേവനങ്ങൾക്ക് പണം ലഭിക്കുന്ന ഏതൊരാളെയും വെൻഡർ എന്ന് വിളിക്കാവുന്നതാണ്.(കച്ചവടക്കാർ)

 വെൻഡർ രജിസ്ട്രേഷനായി  ആദ്യം മെയ്ക്കർ റോളിൽ ലോഗിൻ ചെയ്യുക. തുടർന്ന് പെയ്മെൻറ്  ൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്തു വെൻഡർ > വെൻഡർ രജിസ്ട്രേഷൻ എന്ന ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

തുടർന്നു പ്രത്യക്ഷമാകുന്ന സ്ക്രീനിൽ നിന്ന് SCHEME: Director of General Education  തിരഞ്ഞെടുക്കുക. തുടർന്ന് SAVE ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക .ഇവിടെ നിന്ന് Add New Vendor  എന്ന ഓപ്ഷനിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. നേരത്തെ സൂചിപ്പിച്ചതുപോലെ പുതിയ വെൻഡറെ ആഡ് ചെയ്യുന്നതിനുവേണ്ടി ബാങ്ക് പാസ് ബുക്ക് കരുതുന്നത് നല്ലതാണ്. Add Vendor  എന്ന യൂസർഫോമിൽ വെൻഡറുടെ പേര്, അക്കൗണ്ട് നമ്പർ, ഐഎഫ്എസ്സി മുതലായ വിവരങ്ങൾ തെറ്റുകൂടാതെ നൽകേണ്ടതാണ്.

.

കൂടാതെ നിർബന്ധിത ഫീൽഡുകൾ ആയ  സ്റ്റേറ്റ്, ഡിസ്ട്രിക്ട് എന്നിവയും കൃത്യമായി നൽകാൻ ശ്രദ്ധിക്കണം. വിവരങ്ങളെല്ലാം പൂർത്തിയാക്കിയതിനു ശേഷം Add Vendor ക്ലിക്ക് ചെയ്യുന്നതിലൂടെ ഡാറ്റ അംഗീകാരത്തിനായി സമർപ്പിക്കപ്പെടും.CSS Portal ലിൽ MID DAY MEAL SCHEME ന്റെ ഭാഗമായി ഒരു common vendor ചേർക്കപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ എല്ലാവർക്കും ആ vendor നെ Payment file ചേർക്കാൻ കഴിയും. എല്ലാവരും ആ vendor ആഡ് ചെയ്യണമെന്നില്ല. (ഉദാ:ഒരു സബ് ജില്ലയിലെ Gas agency യെ ആരെങ്കിലും ഒരാൾ ചേർത്താൽ മതിയാവും. ആ വെണ്ടര്‍  DATA BASE  ന്‍റെ ഭാഗമാകും ).Vendor code നല്‍കി payment file ആ വെണ്ടറെ  add ചെയ്യാം.

 വെൻഡർ രജിസ്ട്രേഷൻ ഡാറ്റ അംഗീകാരത്തിനായി ചെക്കർ റോളിൽ  ലോഗിൻ ചെയ്തതിനു ശേഷം പ്രധാന മെനു  പെയ്മെൻറ് > വെൻഡർ   എന്നതിൽ  മേക്കർ സമർപ്പിച്ച വെൻഡർമാരുടെ വിവരങ്ങൾ പ്രത്യക്ഷപ്പെടും. 

ഓരോ വെൻഡർ നേരെയും Account Details എന്നതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ  ആ വെണ്ടറുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വിശദാംശങ്ങൾ കാണാൻ സാധിക്കും.

പ്രസ്തുത വിവരങ്ങൾ ശരിയാണ് എന്ന് പരിശോധിച്ചതിനു ശേഷം ചെക്ക് ബോക്സിൽ ടിക് ചെയ്തു കൊണ്ട് വെൻഡർ അംഗീകരിക്കാൻ APPROVE/REJECT ബട്ടൻ ക്ലിക്ക് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.APPROVE ചെയ്യ്താല്‍ Details പച്ച നിറത്തിലാവും.  48 മണിക്കൂർ കഴിഞ്ഞാൽ മാത്രമേ പേയ്‌മെന്റ് നടത്താൻ പറ്റുകയുള്ളു.

വെൻഡറെ ആക്സപ്റ്റ് ചെയ്തതിനനുസരിച്ച് ചുവടെ കൊടുത്തിരിക്കുന്ന കോഡുകളുണ്ട്.

N-Yet to push to PFMS. 

S-Pushed to PFMS

A-Accepted

R-Rejected

{ R-Account is Invalid,   R-Bank Name is not as per PFMS Bank Master,      R-Both State and District are not mutually compatible

R-Invalid F-M-H flag,      R-Invalid value for GST Number.}

ചെക്കറില്‍ ഡാറ്റ അപ്രൂവ് ചെയ്താൽ N-Yet to push to PFMS, പിന്നെ S-Pushed to PFMS തുടർന്ന് A-Accepted ആവണം.R ആണെങ്കില്‍ റിജക്റ്റഡ് ആണ്.

Vendor Status പരിശോധിക്കുന്നതിന് Reports >Vendor Created >Search by account Number > Fetch >  Status

3.പെയ്മെൻറ് ഫയൽ സജ്ജീകരിക്കുന്ന വിധം

 ഒരു പെയ്മെൻറ് ഫയൽ ഇനിഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് അത് മേക്കർ റോൾ വഹിക്കുന്ന ആളാണ്. സിഎസ് പോർട്ടലിൽ മേക്കർ ആയി login ചെയ്യുക.  തുടർന്ന് Maim Menu > Payment File  >Initiate Payment  എന്ന ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുക . തുറന്നുവരുന്ന പുതിയ സ്ക്രീനിൽ

New File > select ചെയ്യുക  

INITIATE PAYMENT ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ ചേർത്ത് നൽകേണ്ടതുണ്ട്. 

ORDER NO =  ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി ജനറേറ്റ് ചെയ്യപ്പെടും

BANK ACCOUNT NUMBER = നിങ്ങളുടെ കാനറ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് നമ്പർ അവിടെ പ്രദർശിപ്പിക്കപ്പെടും

PAYEE TYPE  = Vendor

TXN NATURE  = Expenditure

TXN PURPOSE  = Payment

TXN TYPE   = New

FIN YR  = 2022  (ഫിനാൻഷ്യൽ ഇയർ നിലവിലെ സാമ്പത്തിക വർഷത്തിലെ അതിലെ അവസാന വർഷം ആണ് അവിടെ ചേർക്കേണ്ടത്. ഉദാഹരണം ഫിനാൻഷ്യൽ ഇയർ  2021- 2022  എന്നാണെങ്കിൽ 2022 എന്ന വർഷം ആയിരിക്കണം  നൽകേണ്ടത്.)

PROJECT ID :   ഒന്നും ചേർക്കേണ്ടതില്ല.

NARRATION : എന്തിനുള്ള പെയ്മെൻറ് ആണോ  അതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട കുറിപ്പ് നൽകുക.

SANCTION No : പ്രധാനാധ്യാപകൻ പ്രൊസീഡിംഗ്സ് നമ്പർ നൽകാവുന്നതാണ്.

SANCTION DT:   പ്രൊസീഡിംഗ്സ്  തയ്യാറാക്കിയ ഡേറ്റും നൽകാം.

പ്രൊസീഡിംഗ്സ് കോപ്പി ആവശ്യമെങ്കിൽ അപ്ലോഡ് ചെയ്യാം.

തുടർന്ന് ഫയൽ SAVE ചെയ്യുന്നു.  File Saved എന്ന മെസ്സേജ് പ്രത്യക്ഷപ്പെടുകയും ഒരു ഓർഡർ ഐഡി ജനറേറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുകയും ചെയ്യും. അതിനുശേഷം Proceed to Selecting Beneficiary/Vendor എന്നുള്ളതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ വെൻഡർ നമുക്ക് പെയ്മെൻറ് ഫയലിലേക്ക് ആഡ് ചെയ്യാവുന്നതാണ് .

ഒരു പെയ്മെൻറ് ഫയലിലേക്ക് ഒന്നിലധികം വെൻഡർമാരെ ആഡ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.  എല്ലാ വെൻഡർമാരെയും ചേർത്തുകഴിഞ്ഞാൽ  Initiate Payment ഫയൽ ബട്ടൺ ഇടതുഭാഗത്തുള്ള ഡ്രോപ്ഡൗൺ  നിന്നും പെയ്മെൻറ് തരം തിരഞ്ഞെടുക്കുക.  Branch Advice തെരഞ്ഞെടുത്ത്  Initiate Payment File  ബട്ടനിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുന്നതിലൂടെ ഡാറ്റ  Checker login ലേക്ക് സമർപ്പിക്കപ്പെടും. 

4.പെയ്മെൻറ് ഫയലിനെ അംഗീകാരവും പി പി എയുടെ ജനറേഷനും

ഇതിനായി  ചെക്കർ  ആയി Login ചെയ്യുക. Main Menu >Approve >Payment >Approve Payment  എന്ന ക്രമത്തിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ പുതിയ പേജിൽ എത്തും.

അവിടെ അംഗീകരിക്കേണ്ട എൻട്രികളുടെ ലിസ്റ്റ് കാണപ്പെടും എൻട്രി അംഗീകരിക്കുന്നതിന് വിശദാംശങ്ങൾ പരിശോധിച്ച ശേഷം ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

തുടർന്ന് എന്ന് PPA ജനറേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനുവേണ്ടി മെയിൻ മെനുവിലെ അപ്രൂവ് പെയ്മെൻറ് ജനറേറ്റ് PPA എന്ന ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. 

തുടർന്നുവരുന്ന ജാലകത്തിൽ നിന്നും നിന്നും ബന്ധപ്പെട്ട പെയ്മെൻറ് ആയി പി പി എ സൃഷ്ടിക്കാൻ ഓരോ എൻട്രിയും എതിരായ അഡ്വൈസ് ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.  ഇത്തരത്തിൽ ജനറേറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്ന  PPA ഹെഡ്മാസ്റ്റർ ഒപ്പിട്ടശേഷം അതാത്  ശാഖകളിൽ സമർപ്പിക്കേണ്ടതുണ്ട് . ഒരു PPA കാലാവധി 10 ദിവസമാണ്.ഇത്തരത്തിൽ ജനറേറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്ന പി പി എ ബാങ്ക് സമർപ്പിച്ചാൽ 6 മുതൽ 24  മണിക്കൂറിനുള്ളിൽ വെൻഡർക്ക് പണം എത്തിച്ചേരും.  പി പി എ ബാങ്കിൽ  സമർപ്പിക്കാതിരുന്നാൽ പത്ത് ദിവസങ്ങൾക്കുശേഷം  ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി   ക്യാൻസൽ ആവുന്നതാണ്. 

5.REPORT GENERATION