Sign In
Sign UpKERALA PRIVATE PRIMARY HEADMASTERS ASSOCIATION
Exclusively For Primary school Headmasters
കാഷ് ബുക്ക് എന്നത് ഗവണ്മെന്‍റ് അക്കൗണ്ടിംഗ് സിസ്റ്റത്തിന്റെ ആധാരശിലയാണ്.
കേരള ട്രഷറി കോഡിലെ (ഒന്നാം വാല്യം) 88 മുതല്‍ 92 വരെയുള്ള ചട്ടങ്ങളിലാണ് ഇത് സംബന്ധിച്ച പ്രധാന വ്യവസ്ഥകള്‍ ചേര്‍ത്തിരിക്കുന്നത്.
സര്‍ക്കാര്‍ ഇടപാടുകള്‍ക്കായി പണം സ്വീകരിക്കുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ തന്‍റെ ഓഫീസില്‍ ഫോം T.R 7A പ്രകാരമുള്ള കാഷ് ബുക്ക് എഴുതി സൂക്ഷിക്കണമെന്ന് കേരള ട്രഷറി കോഡിലെ റൂൾ 92 (എ) (i) അനുശാസിക്കുന്നു. ഇതു സംബന്ധിച്ച വിശദാംശങ്ങള്‍ ചട്ടം 92 ല്‍ ലഭ്യമാണ്.
കാഷ് ബുക്ക് ഉപയോഗിച്ചു തുടങ്ങുന്നതിനു മുമ്പ് അതിലെ പേജുകള്‍ തുടര്‍ച്ചയായ നമ്പരിട്ട് ആകെ പേജുകള്‍ സംബന്ധിച്ച സാക്ഷ്യപത്രം ഒന്നാം പേജില്‍ എഴുതി ഓഫീസ് തലവന്‍ ഒപ്പ് വയ്ക്കണം. (Note under Rule 92 (a) (i), KTC Vol I) (കാഷ്ബുക്കിന്‍റെ Receipts, Payments ഭാഗങ്ങള്‍ ചേര്‍ന്നതാണ് ഒരു പേജ് എന്ന കാര്യം പ്രത്യേകം ഓര്‍ക്കുക)
എല്ലാ പണമിടപാടുകളും നടന്നാലുടന്‍ തന്നെ കാഷ് ബുക്കിൽ അതിന്റെ വിവരങ്ങള്‍ കൃത്യമായി ചേര്‍ത്ത് ഓഫീസ് മേധാവി പരിശോധിച്ച് ഒപ്പ് വയ്ക്കണം. (Rule 92 (a) (ii))
ചെക്ക്, ഡ്രാഫ്റ്റ് എന്നിവ ലഭിക്കുമ്പോള്‍ അവയുടെ വിവരം Register of Valuables ല്‍ ചേര്‍ത്ത് അവ ബാങ്കിലേക്ക് നല്‍കുകയും പണമായി മാറിക്കിട്ടിയാലുടനെ കാഷ് ബുക്കിൽ ചേർക്കുകയും ചെയ്യണം.
പണമിടപാടുകള്‍ സംബന്ധിച്ച ഓരോ രേഖപ്പെടുത്തലുകളുടെയും കൃത്യതയും സത്യസന്ധതയും ഉറപ്പു വരുത്തി, ഓരോ ദിവസത്തെയും ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് എഴുതി കാഷ് ബുക്ക് എല്ലാ ദിവസവും ക്ലോസ് ചെയ്ത് DDO സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സൂക്ഷിക്കണം. (Rule 92 (a) (iii))
(പണമിടപാടുകള്‍ ഇല്ലെങ്കിലും കാഷ് ബുക്ക് എല്ലാദിവസവും എഴുതണം. പണമിടപാടില്ലാത്ത ദിനങ്ങളില്‍ ‘No transaction’ എന്നെഴുതി ഒപ്പിടുന്ന പ്രവണത ഇന്ന് കീഴ്വഴക്കം ആയിട്ടുണ്ടെങ്കിലും അത് ചട്ടവിരുദ്ധമാണ്)
ഓഫീസ് മേധാവിയല്ല DDO എങ്കില്‍ മാസത്തിലൊരിക്കല്‍ എങ്കിലും കാഷ് ബുക്ക് പരിശോധിക്കേണ്ടതും ആ വിവരം കാഷ് ബുക്കില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തേണ്ടതുമാണ്.
ഓഫീസ് മേധാവി ഓരോ മാസാന്ത്യത്തിലും കാഷ് ബാലന്‍സിന്റെ ഫിസിക്കല്‍ വെരിഫിക്കേഷന്‍ നടത്തുകയും ബാലന്‍സ് തുക കണ്ടു ബോധ്യപ്പെട്ടതായി രേഖപ്പെടുത്തി തീയതി സഹിതമുള്ള ഒപ്പിട്ട് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തേണ്ടതുമാണ്. എഴുതേണ്ട സാക്ഷ്യപത്രത്തിന്റെ മാതൃക സര്‍ക്കാര്‍ പ്രസിദ്ധീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്. (“Certified that the cash balance has been physically verified by me today (…………… date) and found to be Rs. ………………… (Rupees …………………………………….. which tallies with the closing balance as worked in the Cash Book”) (Rule 92 (a) (iv) read with G.O (P) No. 119/08/Fin Dated 07-03-2008)
മേല്‍ ഉത്തരവ് വായിക്കാന്‍ ഇവിടെ CLICK ചെയ്യുക.
കാഷ് ബുക്കിൽ ഒരിക്കല്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയ വിവരങ്ങള്‍ മായ്‌ക്കാനോ തിരുത്തിയെഴുതാനോ പാടില്ല. ഇത് കര്‍ശനമായി നിരോധിച്ചിട്ടുണ്ട്. രേഖപ്പെടുത്തലുകളില്‍ എന്തെങ്കിലും തെറ്റ് കണ്ടെത്തിയാൽ, തെറ്റായ എൻട്രിയിലൂടെ പേന കൊണ്ട് വരച്ച് വരികൾക്കിടയിൽ ചുവന്ന മഷിയിൽ ശരിയായ വിവരം / സംഖ്യ ചേര്‍ക്കുകയാണ് വേണ്ടത്. ഇപ്രകാരമുള്ള ഓരോ തിരുത്തലും ഓഫീസ് മേലധികാരി തീയതി സഹിതം ഇനിഷ്യൽ ചെയ്യണം. (Rule 92 (a) (vi))
കാഷ് ബുക്കിലെ പേജുകള്‍ അവസാനിച്ച് പുതിയ വാല്യം എടുക്കുമ്പോള്‍ പഴയ കാഷ് ബുക്കിലെ കാഷ് ബാലന്‍സ് പുതിയ ബുക്കിലേക്ക് കാരിഓവര്‍ ചെയ്തതായി പുതിയ ബുക്കിന്റെ ഒന്നാം പേജില്‍ സാക്ഷ്യപത്രം എഴുതി DDO ഒപ്പിടണം. (Certified that cash balance of Rs. …………… (Rupees …………………) has been brought forwarded from the previous volume of the Cash Book)
സര്‍ക്കാര്‍ പണമിടപാടുകള്‍ക്കായി ഒരു കാഷ് ബുക്ക് മാത്രമേ ഒരു ഓഫീസില്‍ സൂക്ഷിക്കാന്‍ പാടുള്ളൂ. (Circular No. 1703/2003/Fin Dated 20-07-2003) (സ്കൂളുകളില്‍ ഉച്ചഭക്ഷണ പദ്ധതിക്ക് പ്രത്യേക കാഷ് ബുക്ക് ഉപയോഗിക്കുന്നത് അപ്രകാരം ചെയ്യാന്‍ പ്രത്യേക ഉത്തരവുള്ളതിനാലാണ്)
കാഷ് ബുക്കിലെ കോളങ്ങളില്‍ എഴുതേണ്ട വിവരങ്ങള്‍.
RECEIPTS
1) തീയതി
2) ബില്‍ നമ്പര്‍ / T.R 5 നമ്പര്‍ മുതലായവ.
3) പണം ആരില്‍ നിന്നു കിട്ടി?
4) Register of Valuables ല്‍ ചേര്‍ത്തിട്ടുള്ള ചെക്ക്/DD നമ്പര്‍.
5) സര്‍ക്കാര്‍ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് ഒടുക്കേണ്ട തുക.
6) ശമ്പളം, P.F, S.L.I തുടങ്ങിയവയില്‍ നിന്നെല്ലാമുള്ള അഡ്വാന്‍സുകള്‍ (ഓണം ഉള്‍പ്പെടെ)
7) പെര്‍മനന്റ് അഡ്വാന്‍സ്.
8) ചില ഓഫീസുകളില്‍ പ്രത്യേക ആവശ്യങ്ങള്‍ക്കായി മുന്‍കൂറായി മാറുന്ന തുക.
9) മറ്റിനങ്ങള്‍ (കണ്ടിജന്റ് ബില്‍ തുകകള്‍, യാത്രപ്പടി തുടങ്ങിയവ ഇവിടെ രേഖപ്പെടുത്താം)
10) ആകെ തുക
11) ബില്ലുകളുടെ വിശദാംശങ്ങള്‍ (ഈ കോളത്തില്‍ പൊതുവെ DDO യുടെ ഇനിഷ്യല്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതായാണ് കണ്ടുവരുന്നത്)
PAYMENTS
1) തീയതി
2) പെയ്.മെന്റ് നടത്തിയ ബില്ലുകളുടെ നമ്പര്‍ (Register of Valuables ലെ ക്രമനമ്പര്‍ ഉള്‍പ്പെടെ)
3) തുക ആര്‍ക്ക് നല്‍കി / ബാങ്കില്‍ ഒടുക്കിയ തുക.
4) സര്‍ക്കാര്‍ ഖജനാവിലേക്ക് ഒടുക്കിയ തുക (Receipts ഭാഗത്തെ അഞ്ചാം കോളത്തില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയ തുകയുടെ പെയ് മെന്റ്)
5) ശമ്പളം, P.F, S.L.I തുടങ്ങിയവയില്‍ നിന്നെല്ലാമുള്ള അഡ്വാന്‍സുകള്‍ (ഓണം ഉള്‍പ്പെടെ) (Receipts ഭാഗത്തെ ആറാം കോളത്തില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയ തുകയുടെ പെയ് മെന്റ്)
6) പെര്‍മനന്റ് അഡ്വാന്‍സ്. (Receipts ഭാഗത്തെ ഏഴാം കോളത്തില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയ തുകയുടെ പെയ് മെന്റ്)
7) മുന്‍കൂറായി മാറിയ തുക. (Receipts ഭാഗത്തെ എട്ടാം കോളത്തില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയ തുകയുടെ പെയ് മെന്റ്)
8) മറ്റിനങ്ങള്‍ (കണ്ടിജന്റ് ബില്‍ തുകകള്‍, യാത്രപ്പടി തുടങ്ങിയവ ഇവിടെ രേഖപ്പെടുത്താം) (Receipts ഭാഗത്തെ ഒന്‍പതാം കോളത്തില്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയ തുകയുടെ പെയ് മെന്റ്)
9) ആകെ തുക
10) ഈ കോളത്തില്‍ പെയ്.മെന്റ് രേഖപ്പെടുത്തിയ രജിസ്റ്ററിന്റെ പേജ് നമ്പര്‍ / ബില്ലിന്റെ / വൗച്ചറിന്റെ നമ്പര്‍ എഴുതുക. (ഉദാ. സ്കോളര്‍ഷിപ്പ്‌ തുകയാണെകില്‍ അതിന്റെ അക്വിറ്റന്‍സ് റോളിലെ ഏതു പേജ് വഴിയാണോ പെയ്.മെന്റ് നടത്തിയത് ആ പേജിന്റെ നമ്പര്‍ (Sch. Aq. Page .......) എഴുതുക.
മേല്പറഞ്ഞവ കൂടാതെ ഓരോ മാസാന്ത്യത്തിലും കാഷ് ബാലന്‍സിന്റെ ഇനം തിരിച്ചുള്ള വിവരങ്ങള്‍ (Classification of cash balance) എഴുതിയാണ് ഫിസിക്കല്‍ വെരിഫിക്കേഷന്‍ സാക്ഷ്യപത്രം രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടത്.
