KERALA PRIVATE PRIMARY HEADMASTERS ASSOCIATION

UNIFORM തുക Bims ഓൺലൈൻ പ്രൊസീഡിംഗ്സ് തയ്യാറാക്കി ട്രഷറി വഴി നൽകുന്ന വിധം.

വിദ്യാഭ്യാസ ഓഫീസിൽ നിന്നും യൂണിഫോം ഫണ്ട് നൽകുന്നത് STSB അക്കൗണ്ടിലേക്കാണ്.

അത് എൻഡ് ബെനഫിഷറിക്ക് നൽകുന്നതിനുവേണ്ടി ട്രഷറിയിൽ STSB ചെക്കും BIMS വഴി ജനറേറ്റ് ചെയ്യുന്ന പ്രൊസീഡിംഗ്സുമാണ് നൽകേണ്ടത്.

Bims ൽ നിന്നും STSB പ്രൊസീഡിംഗ്സ് തയ്യാറാക്കുന്നത് വിവിധ ഘട്ടങ്ങളിലൂടെയാണ്.

1.STSB Account adding [ DDO Login ]

  എല്ലാ സ്ഥാപനങ്ങൾക്കും നിലവിൽ സ്പെഷ്യൽ  ടി എസ് ബി  അക്കൗണ്ട് ഉണ്ട്.STSB അക്കൗണ്ട് Bims ൽ  മാപ്പ് ചെയ്യുന്നതിനായി 

Bims DDO Login >> TSB >>TSB Account എന്ന ഓപ്ഷൻ എടുക്കുക.

അതിലെ Entry എന്ന സബ് മെനുവിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

അതിൽ അക്കൗണ്ട് ടൈപ്പ് -14-STSB ,അക്കൗണ്ട് നമ്പർ, ആക്ടീവ് സ്റ്റാറ്റസ്-Yes തുടങ്ങിയവ കൊടുക്കുക  അക്കൗണ്ട് നമ്പർ കറക്റ്റ് ആണെങ്കിൽ അക്കൗണ്ട് ഹോൾഡർ നെയിം തനിയെ വരുന്നതാണ്. അതിനുശേഷം save ചെയ്യുക.

തുടർന്ന് ടി എസ് ബി അക്കൗണ്ടിൽ view ൽ STSB അക്കൗണ്ട് ചേർക്കപ്പെട്ടതായി കാണാവുന്നതാണ്.

ഇങ്ങനെ ചേർക്കപ്പെട്ട അക്കൗണ്ട് Approve ചെയ്യപ്പെടേണ്ടതുണ്ട്.അപ്പ്രൂവ് ചെയ്തെങ്കിൽ മാത്രമേ Bims വഴി  Beneficiery fund transfer ചെയ്യാൻ കഴിയുകയുള്ളൂ.

2.STSB Account Approval: [ DDO Admin Login]

Bims  DDO Admin Login >> TSB >>TSB Account Approval എന്ന ഓപ്ഷൻ എടുക്കുക.ഇൻബോക്സിൽ DDO Login വഴി ചേർത്ത STSB അക്കൗണ്ട് വിവരങ്ങൾ കാണാവുന്നതാണ്. അതിനു നേരെയുള്ള Action Allow  ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്തു Proceed ചെയ്യുന്നതോടെ അപ്രൂവൽ ആകുന്നതാണ് .

തുടർന്ന് തിരികെ TSB  Account എന്ന മെനുവിൽ എത്തി View എന്ന sub menu പരിശോധിച്ചാൽ Is Active, Is Approve എന്നീ രണ്ട് കോളങ്ങളിലും ടിക്ക് മാർക്ക് വന്നതായി കാണാവുന്നതാണ്.

3.Present Details:[ DDO login ]

നിലവിലുള്ള ഉള്ള DDOയുടെ പേരും വിവരങ്ങളും നകുന്നതിനായി

Bims  DDO Login >> TSB >> Present Details >> Entry ക്ലിക് ചെയ്യുക. അതിൽ  DDOയുടെ പേരും ഫോൺ നമ്പറും ഇമെയിൽ വിലാസവും നൽകി save ചെയ്യുക.

View  option  സെലക്ട് ചെയ്താൽ  ചേർക്കപ്പെട്ട ഡീറ്റെയിൽസ് കാണാവുന്നതാണ്.

4.Forwarded Details [DDO Login ]

Bims  DDO Login >> TSB >> Forwarded Details >>  entry യിൽ പ്രൊസീഡിംഗ്സ് തയ്യാറാക്കുന്ന  ഉദ്യോഗസ്ഥൻറെ പേരും തസ്തികയും ഓഫീസിന്റെ പേരും നൽകിയശേഷം save എന്ന ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.Save ചെയ്ത വിവരങ്ങൾ view ഓപ്ഷനിൽ കാണാവുന്നതാണ്.

NB:  ഇതുവരെയുള്ള ഘട്ടങ്ങൾ ഒരിക്കൽ  മാത്രം ചെയ്താൽ മതി. ഓരോ പ്രൊസീഡിംഗ്സ്  തയ്യാറാക്കുമ്പോഴും ചെയ്യേണ്ടതില്ല.

5.Beneficiery Master [ DDO Login ]

Bims  DDO Login >> TSB >> Beneficiary master >> Entry

ആർക്കാണോ പെയ്മെൻറ് നൽകേണ്ടത് അവരുടെ പേരും ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് വിവരങ്ങളും Beneficiery master ൽ ചേർക്കുക.അതിനുശേഷം save  ചെയ്യുക.

View ൽ  click ചെയ്താൽ add ചെയ്യപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ കാണാവുന്നതാണ്. 

6. Add / Edit Proceedings:  [ DDO Login ]

Bims  DDO Login >> TSB >> Add / Edit Proceedings -എന്നതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഓപ്പൺ ആയി വരുന്ന പേജിൽ STSB അക്കൗണ്ടിൽ ബാലൻസുള്ള തുക കാണാവുന്നതാണ്. Go ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ഈ പേജിൽ

• * Select AS : അവിടെ സെലക്ട് ചെയ്യുന്ന സമയത്ത് നമ്മുടെ സ്ഥാപനത്തിൻറെ പേരും തീയതിയും വരുന്നതാണ്.അത് സെലക്ട് ചെയ്യുക.
• * Cheque No :  ALPHA എന്ന സ്ഥലത്ത് beneficiaryക്കായി എഴുതിവെച്ചിരിക്കുന്ന ചെക്കിലെ നമ്പറിനു മുന്നേ കാണുന്ന alphabets / 0 യും Cheque No.എന്ന സ്ഥലത്ത് ചെക്കിന്റെ നമ്പറും ചേർക്കുക.
• * Proceedings No: നമ്മുടെ പ്രൊസീഡിംഗ്സ്  നമ്പർ കൊടുക്കുക.
• * Proceedings Date : പ്രോസീഡിങ്ങ്സ്സിന്റെ  തീയതി കൊടുക്കുക.
• * Amount  : തുക ചേർക്കുക.Amount In Wordsതനിയെ തന്നെ വരുന്നതാണ്.
• * Present Details :  Dropdown ലിസ്റ്റിൽ നിന്നും DDOയുടെ  പേര് സെലക്ട് ചെയ്യണം 
• * Forward Details :  Dropdown ലിസ്റ്റിൽ നിന്നും DDOയുടെ  പേര് സെലക്ട് ചെയ്യണം 
• * Purpose  :  Dropdown ലിസ്റ്റിൽ നിന്നും purpose തിരഞ്ഞെടുക്കുക.അതിൽ ഇല്ലാത്ത Purpose ചേർക്കുന്നതിനായി others സെലക്റ്റ് ചെയ്യുക.
• * Subject : വിഷയം ചേർക്കുക. 
• * Ref. :  സൂചന ചേർക്കുക.

* Content :  പ്രൊസീഡിംഗ്സിലെ വിവരങ്ങൾ ടൈപ്പ് ചെയ്ത് ചേർക്കുക.അല്ലെങ്കിൽ തയ്യാറാക്കിവെച്ച പ്രൊസീഡിംഗ്സ് വിവരങ്ങൾ കോപ്പി ചെയ്തു ഇവിടെ പേസ്റ്റ് ചെയ്യുക.

(N B : STSB അക്കൗണ്ടിൽ തുക എത്തും മുന്നേ കുട്ടികൾക്ക് HM,യൂണിഫോം അലവൻസ് മുൻ‌കൂർ ആയി നൽകുകയും ആയത് പിന്നീട് STSB യിൽ തുക വൈകി അനുവദിച്ചു വരികയും ചെയ്യുന്ന നിലവിലെ സാഹചര്യത്തിൽ പ്രധാനാദ്ധ്യാപകൻ മുൻകൂറായി ചെലവഴിച്ച തുക തിരികെ പ്രധാനാദ്ധ്യാപകന്റെ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് തന്നെ നൽകണമെന്ന് രീതിയിൽ ചുവടെ കൊടുത്തിരിക്കുന്ന പ്രകാരം പ്രൊസീഡിംഗ്സ് തയാറാക്കി Headmaster അക്കൗണ്ടിലേക്ക് മാറാവുന്നതാണ് )

• 
  

  
  

  * To  :  Treasury Officer,Sub Treasury,Place ചേർക്കുക തുടർന്ന് save ചെയ്യുക. 

  
  

  
  
  Deduction details : ബെനിഫിഷറിക്ക്  നൽകേണ്ട തുകയിൽ നിന്നും ഡിഡക്ഷൻ എന്തെങ്കിലും ഉണ്ടെങ്കിൽ Add എന്ന ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ഡിഡക്ഷൻ ചേർക്കാവുന്നതാണ്. ഇല്ലെങ്കിൽ skip എന്ന ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. 

  
  

  
  

• Beneficiery Details : ബെനിഫിഷറി അക്കൗണ്ട് വിവരങ്ങൾ ചേർക്കുക. ഇതിനായി താഴെക്കൊടുത്തിരിക്കുന്ന pick List ക്ലിക്ക് ചെയ്തു അതിൽനിന്നും സെലക്ട് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

  
  

  
  

• Amount കൊടുക്കണം അതിനുശേഷം save ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
  

  
  

  Upload Documents : ഇവിടെ ഒന്നും ചെയ്യേണ്ടതില്ല 

  
  

         ഇത്രയും വിവരങ്ങൾ ചേർത്തിയതിനുശേഷം താഴെ കാണുന്ന Preview  ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ പ്രൊസീഡിംഗ്സ് Preview  കാണാവുന്നതാണ്. Preview നോക്കി എല്ലാം കൃത്യമാണെന്ന്  ഉറപ്പുവരുത്തിയതിനുശേഷം Send For Approval എന്ന ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഇത്രയും ചെയ്യുന്നതോടുകൂടി പ്രോസീഡിങ്ങ്സ് തയ്യാറാക്കൽ പൂർത്തിയാകുന്നതാണ്.

7.Proceedings Approval  [DDO Admin Login ]

DDO Admin > അഡ്മിൻ റോളില്‍ ലോഗിൻ ചെയ്യുക.

Bims DDO Admin Login >>TSB  >> Proceeding Approval എന്നതിൽ അപ്രൂവ് എന്ന കോളത്തിൽ ഉള്ള Go ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

DDO തയ്യാറാക്കിയ പ്രൊസീഡിംഗ്സ് കാണാവുന്നതാണ്.Remarks ബോക്സിൽ Approved എന്ന് ടൈപ്പ് ചെയ്ത് Approve ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

അപ്രൂവൽ ആയ പ്രൊസീഡിംഗ്സ് മുകളിലത്തെ ഔട്ട് ബോക്സിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് pdf file ആയി ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

8. Proceedings e-Submit [ DDO admin Login]

Bims DDO Admin Login >>TSB  >> Proceedings e-submit

തുറന്നുവരുന്ന ജാലകത്തിൽ അപ്പ്രൂവ് ചെയ്ത് പ്രൊസീഡിംഗ്സ് ഇൻബോക്സിൽ ഉണ്ടാകും.അതിലെ e-submit എന്ന കോളത്തിലെ arrow യിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുന്നതോടുകൂടി പ്രൊസീഡിംഗ്സ് ട്രഷറിയിലേക്ക്  ഇ-സബ്മിഷൻ ആവുന്നതാണ്.പ്രൊസീഡിംഗ്സ്  ഇ- സബ്മിഷൻ ചെയ്യുന്നതിന് ഡിജിറ്റൽ സിഗ്നേച്ചറിൻറെ ആവശ്യമില്ല.

ഇത്രയും ചെയ്യുന്നതോടുകൂടി പ്രൊസീഡിംഗ്സ് തയ്യാറാക്കലും ഇ-സബ്മിഷനും പൂർത്തിയാകുന്നതാണ്.  ഈ പ്രൊസീഡിംഗ്സിന്റെ  പ്രിന്റും ചെക്കും (self,amount,signature) ട്രഷറിയിൽ നൽകിയാൽ അവിടെ നിന്നും ബെനിഫിഷറി അക്കൗണ്ടിലേക്ക് തുക ട്രാൻസ്ഫർ ചെയ്യുന്നതാണ്.

9. Proceedings Status [ DDO/ DDO admin Login ]

TSB > Proceedings Status ൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. അതിൽ Credit Status ക്ലിക് ചെയ്ത അതിലെ ACK RECEIPTS എന്ന ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ  സ്റ്റാറ്റസ് അറിയാവുന്നതാണ്.

N.B; ഇവിടെ നല്കിയിരിക്കുന്ന മാതൃക ഹെഡ്മാസ്റ്റർ യൂണിഫോം വാങ്ങുന്നതിനായി കുട്ടിക്ക് അഡ്വാൻസ് ആയി നൽകിയ തുക,ഹെഡ്മാസ്റ്റർ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് റീ ഇബേർസ്മെന്റ് ചെയ്യുന്നതാണ്. (കുട്ടികൾക്ക് തുക മുൻകൂട്ടി നൽകിയതിന്റെ പറ്റുവിവരപ്പട്ടിക സൂക്ഷിക്കണം.)

* ഇത് കുട്ടികളുടെ അക്കൗണ്ടിലേക്കും പ്രൊസീഡിംഗ്സ് തയ്യാറാക്കി നൽകാവുന്നതാണ്.

*പർച്ചേസ് ചെയ്‌താണ്‌ കുട്ടികൾക്ക് നൽകിയെതെങ്കിൽ വെണ്ടറുടെ അക്കൗണ്ടിലേക്കും പ്രൊസീഡിംഗ്സ് തയ്യാറാക്കി നൽകാവുന്നതാണ്.

Sub : REIMBURESMENT OF UNIFORM ALLOWENCE 2023-24 Read 1: AEO/MPM/1270/E Dt 05/08/2023 dt 05/08/2023 PROCEEDINGS OF HEADMASTER AMUP SCHOOL UM........,MALAPPURAM As per the reference the AEO Matappuram sanctioned and alloted the uniform fund to our students from Std 1 to 5 without considering gender or APL/BPL. Uniform allowance for the year 2023-24 was disbursed to 390 students from the personal bank account, of Headmaster anticipating the allotment to the STSB A/C No 715011-------- from AEO Malappuram.The allotment was effect on 04/1/2024 only. So the expenditure already met by Headmaster is reimbursed. In the circumstances mentioned above it is permitted to transfer and reimburse the fund of Rs 234000 by Headmaster of the school to the following account SB AC NO 2353-----------, Canara bank,Down hill Malappuram,IFSC: CNRB000..... Headmaster AMUP SCHOOL U.......

******************